LEY 21.442: CÓMO DIGITALIZAR TUS ASAMBLEAS DE COPROPIETARIOS Y CUMPLIR CON LA NORMA EN CHILE

La Ley 21.442 llegó para modernizar la copropiedad chilena, pero seamos honestos: para los administradores y comités, ha traído una serie de nuevos desafíos.

¿Asambleas telemáticas? ¿Verificación “fehaciente” de identidad? ¿Quórums digitales? Suena complicado, y hacerlo mal puede invalidar un acuerdo completo.

La buena noticia es que la digitalización ofrece respuestas claras para cada uno de estos puntos. La tecnología ya no es una opción, sino la herramienta esencial para una gestión eficiente y legalmente sólida.

1. El desafío de las Asambleas Híbridas y la Convocatoria

La nueva ley es explícita: las asambleas ya no tienen por qué ser 100% presenciales. Pueden ser telemáticas (virtuales) o mixtas.

La ley permite esta flexibilidad, pero con una condición crucial: se deben establecer requisitos que aseguren una “participación y votación efectiva y simultánea”. Un simple link de videoconferencia no basta. Además, exige un registro de correos electrónicos para cursar las citaciones de forma digital y certificada.

Para cumplir, se necesita una plataforma que gestione el proceso de inicio a fin. Esto incluye:

• Citación certificada: Herramienta que permita informar a los copropietarios por correo electrónico, garantizando el cumplimiento estricto del plazo legal de anticipación (mínimo 5 y máximo 15 días) para las asambleas.
• Participación efectiva: La tecnología debe integrar la videoconferencia con un sistema de acreditación y votación robusto, garantizando que quien participa es quien dice ser y que su voto se registra correctamente.

2. La pesadilla del Quórum y la Identidad “Fehaciente”

Este es, quizás, el punto más crítico. La ley permite realizar consultas por escrito para materias que antes requerían asamblea, pero pone una barrera de seguridad muy alta.

Se exige un mecanismo que permita “asegurar fehacientemente la identidad” de quienes participan. Además, solo pueden votar los “copropietarios hábiles” (al día con los pagos) y el quórum debe calcularse según el prorrateo (derechos de dominio común). Hacer esto a mano es un riesgo legal y operativo gigante.

La digitalización automatiza lo complejo para blindar legalmente las decisiones. Una solución robusta debe:

• Verificar la identidad: Contar con mecanismos de autentificación seguros que cumplan con el requisito de “identidad fehaciente” en las consultas por escrito.
• Calcular quórum y prorrateo: Automatizar el cálculo del quórum de asistencia y asegurar que el voto de cada copropietario pese exactamente lo que debe pesar según sus derechos.
• Controlar votantes hábiles: Facilitar el filtro de votantes hábiles (basado en la certificación que entrega el administrador), asegurando que solo voten quienes tienen derecho a hacerlo.

3. Trazabilidad y Actas Digitales (El “Respaldo Fehaciente”)

Las decisiones tomadas deben quedar registradas. La ley moderniza esto, pero sigue pidiendo formalidad.

Las actas deben constar en un “libro de actas foliado”, que ahora puede ser digital, siempre que asegure su “respaldo fehaciente”. Además, si un acuerdo requiere notario (como las materias de mayoría reforzada), este debe certificar el acta.

Un buen sistema digital actúa como un libro de actas infalsificable. Debe garantizar:

• Trazabilidad total: Cada voto, decisión y documento debe quedar correctamente registrado.
• Custodia segura: Almacenar todos los antecedentes (documentos, audiovisuales, etc.) que respaldan los acuerdos.
• Documentación para notaría: Generar la documentación precisa, ordenada y completa que el notario necesita certificar, agilizando el proceso.

EVoting en la realización de asambleas de copropietarios

Como se ha visto, cumplir con la Ley 21.442 requiere una infraestructura tecnológica robusta que gestione la identidad, los quórums y la trazabilidad. El servicio de EVoting ha sido diseñado precisamente para eso: nuestra plataforma integra todas las características mencionadas anteriormente, garantizando la verificación fehaciente de identidad, el cálculo exacto del prorrateo y el respaldo digital de cada acuerdo, asegurando así asambleas 100% válidas, seguras y eficientes.