PLATAFORMA DE GESTIÓN DE PODERES EN JUNTAS Y ASAMBLEAS: UNA SOLUCIÓN EFICIENTE Y SEGURA PARA BRINDAR REPRESENTACIÓN

La gestión de poderes para representar a personas en asambleas, juntas y otros eventos organizativos suele ser un proceso complejo y desordenado. Las organizaciones enfrentan múltiples desafíos: la recepción de poderes llega por distintos canales, la documentación no sigue un formato uniforme o quienes reciben estos documentos no siempre son quienes deben revisarlos o validarlos, generando retrasos y confusión.

¿Por qué es necesaria una Plataforma de Gestión de Poderes?

La Plataforma de Gestión de Poderes nace como una solución digital que centraliza todo el proceso en un único lugar, eliminando la dispersión de documentos y facilitando que la información llegue directamente a los responsables de su revisión. Esto reduce significativamente la carga administrativa de los organizadores, que ya no deben preocuparse por recolectar, ordenar y distribuir los poderes. Además, el sistema estandariza los datos requeridos y los documentos adjuntos, lo que asegura mayor claridad y uniformidad para la validación.

Otro beneficio importante es la eliminación de las “múltiples intermediaciones” innecesarias: con esta plataforma, la documentación se entrega directamente a quienes tienen la responsabilidad legal de validar la representación, como abogados internos, externos o equipos especializados.

Nicole Molina, Gerente de Operaciones de EVoting, mencionó que este servicio nace a partir de la identificación de los dolores que distintas empresas presentaban al momento de realizar sus procesos.

“Durante los últimos 5 años, donde hemos realizado más de 1000 juntas y asambleas, nos hemos podido percatar de distintos dolores que enfrentan nuestros clientes y uno de estos era la poca eficiencia con la que se manejaban los poderes. Con esto en mente, trabajamos en una solución que simplifique el proceso tanto para el organizador como para el usuario que participará”, destacó Molina.

Para quienes deben otorgar poder, la plataforma ofrece una experiencia simple e intuitiva: desde la misma página exclusiva de la asamblea pueden iniciar el proceso, seleccionar la modalidad de participación y completar los datos requeridos de manera guiada. Si deben representar a más de un accionista, el sistema permite incorporar fácilmente cada caso, manteniendo todo organizado en un solo lugar. Una vez enviada la solicitud, las personas reciben confirmaciones por correo electrónico que les indican si su poder fue recibido, aprobado o si requiere ajustes, brindando claridad y seguimiento en todo momento.

Cuando los poderes son aprobados, se registran de manera directa, agilizando la incorporación de los representantes al padrón oficial sin trámites adicionales ni retrasos innecesarios. Esto facilita que el ingreso de los representantes a la asamblea o junta sea más expedito y sin complicaciones.

En la plataforma se pueden gestionar poderes tanto de personas jurídicas como para personas naturales, brindando una solución integral para la participación del proceso. Además, la plataforma se adapta a las diferentes modalidades de realización de una junta o asamblea, ya sean remotas, presenciales o híbridas, asegurando que la representación sea válida y eficaz en cualquier contexto.

Es importante destacar que la documentación puede ser revisada por el equipo de EVoting, lo que contribuye significativamente a aliviar la carga del organizador de la junta. Esta tarea también puede ser asumida por abogados designados por el cliente o por personas especialmente encargadas de su revisión, según las necesidades y preferencias de cada organización.

En resumen, esta plataforma ofrece una solución ordenada, transparente y eficiente que soluciona los principales dolores de cabeza asociados con la gestión tradicional de poderes, asegurando que la representación en asambleas y juntas sea clara, válida y sin contratiempos.

Representación válida en distintos países

Es importante señalar que en distintos países se contempla la posibilidad de otorgar representación en juntas y asambleas. En Chile, España, Costa Rica y Ecuador, los accionistas o socios pueden delegar su participación en otra persona, ya sea mediante documentos escritos o procesos establecidos por cada organización. Esto permite que quienes no puedan asistir personalmente ejerzan su derecho a participar, fortaleciendo así la inclusión y la toma de decisiones colectivas.

Este reconocimiento generalizado de la representación en procesos corporativos refuerza la importancia de contar con herramientas que faciliten y ordenen su gestión. Plataformas como la de gestión de poderes responden a esta necesidad, ofreciendo una solución eficiente, clara y segura que se adapta a diferentes normativas y contextos, garantizando que la participación —presencial o delegada— se lleve a cabo de forma válida y sin contratiempos.

Otras innovaciones para la realización de juntas y asambleas

Este desarrollo se suma a otras mejoras que ha tenido el servicio con el tiempo, como la posibilidad de realizar la junta o asamblea en formato presencial, remoto o híbrido, según lo que necesite cada organización. También se han incorporado distintos mecanismos para autentificar a los participantes, lo que permite asegurar que quienes asisten sean quienes dicen ser.

El sistema incluye control de asistencia y quórum en tiempo real, facilita la entrega de documentación una vez finalizado el proceso y ofrece la opción de contar con la transcripción completa de la reunión. Todo esto ha hecho que las juntas y asambleas sean más claras, ordenadas y fáciles de gestionar, tanto para quienes las organizan como para quienes participan.